TUGAS DAN FUNGSI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA METRO
Berdasarkan Keputusan Wali Kota Metro Nomor 123/KPTS/D-13/2024 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID), PPID memiliki tugas antara lain sebagai berikut:

I. Pembina

1. Tugas Pembina yaitu :

a. Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemda;
b. Mengesahkan dan menetapkan jenis-jenis informasi, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat serta informasi yang dikecualikan.

2. Fungsi Pembina yaitu :

Pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi serta seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

II. Pengarah/Atasan PPID

1. Tugas Pengarah/Atasan PPID yaitu :

a. Memberikan arahan kepada PPID Utama terkait pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi;
b. Memberikan persetujuan kepada PPID Utama atas informasi dan dokumentasi yang dapat diakses/diberikan kepada Pemohon Informasi;
c. Memberikan rekomendasi kepada PPID Utama atas hasil uji konsekuensi informasi yang dikecualikan;
d. Memberikan persetujuan atas pertimbangan PPID Utama terkait dengan setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap Pemohon Informasi; dan
e. Dalam menjalankan tugasnya, Pengarah/Atasan PPID berkoordinasi dan dapat meminta masukan dari Tim Pertimbangan.

2. Fungsi Pengarah/Atasan PPID yaitu :

a. Mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi;
b. Menerima keberatan atas penolakan dari Pemohon Informasi publik;
c. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis;
d. Sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam sengketa informasi publik; dan
e. Memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID Utama.

III. Tim Pertimbangan

Tugas dan Fungsi Tim Pertimbangan yaitu :

a. Membahas usulan-usulan informasi yang dikecualikan;
b. Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas klasifikasi informasi, termasuk informasi yang dikecualikan; dan
c. Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas hal-hal yang belum diatur dalam PLID.

IV. PPID Utama

1. Tugas dan Fungsi PPID Utama yaitu :

a. menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;
b. menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
c. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
d. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik;
e. melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;
f. melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan;
g. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
h. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
i. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu;
j. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan;
k. mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;
l. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional/Bidang Pendukung untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi; dan
m. membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Wali Kota.

2. Wewenang PPID Utama yaitu :

a. menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;
c. mengoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;
d. menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik; dan
e. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional/Bidang Pendukung untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

V. PPID Pembantu

1. Tugas dan Fungsi PPID Pembantu yaitu :

a. Membantu PPID Utama melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya; b. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
c. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
d. Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi Pemohon Informasi secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
e. Mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD)/Badan Publik masing-masing untuk menjadi bahan informasi publik; dan
f. Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai dengan kebutuhan.

2. Selain tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PPID pembantu khususnya sekretariat DPRD bertugas untuk :

a. Menyampaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai peraturan perundang-undangan; dan
b. Mengoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik.

VI. Bidang Pendukung

Tugas dan Fungsi Bidang Pendukung yaitu :
a. Bidang Pendukung Sekretariat PLID, bertugas dan berfungsi memberikan dukungan administratif dan teknis operasional serta sarana dan prasarana, mendukung tersedianya layanan informasi dan dokumentasi;
b. Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, bertugas dan berfungsi mengolah data yang akan disajikan sebagai informasi publik dan melakukan klasifikasi jenis informasi;
c. Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi, bertugas dan berfungsi memberikan pelayanan informasi publik dan mengelola informasi sesuai dengan mekanisme internal PLID serta mendokumentasikan informasi yang telah dikuasai; dan
d. Bidang Fasilitasi Sengketa Informasi, bertugas dan berfungsi melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi.

VII. Pejabat Fungsional/Petugas Informasi (Sesuai Dengan Kebutuhan)

Tugas dan Fungsi Pejabat Fungsional/Petugas Informasi yaitu :
a. Membantu PPID Utama dan bidang-bidang pendukung melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya;
b. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dan bidang-bidang pendukung secara berkala dan sesuai kebutuhan; c. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
d. Menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon layanan informasi secara cepat, tepat berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
e. Mengumpulkan, mengolah, mengkompilasi bahan dan data untuk didokumentasikan menjadi bahan informasi publik; dan
f. Mencetak dan menggandakan informasi dan dokumentasi (soft/hardcopy) sebagai layanan informasi dan dokumentasi kepada Pemohon Informasi.